Gestor documental para empresas

Un gestor documental para empresas es la solución de actualidad para obtener los beneficios que la tecnología digital puede aportar a tu negocio.

Diariamente, en nuestro trabajo, gestionamos multitud de documentos de diferentes tipos y formatos que compartimos con otras personas. Los guardamos de la mejor manera posible, con la esperanza de poder volver a localizarlos rápidamente cuando los necesitemos otra vez… Pero no siempre es así de rápido.

Se estima que durante nuestro trabajo habitual, en promedio, consumimos entre un 25% y un 30% de nuestro tiempo útil buscando información y documentos ya existentes.  Y que el 80% de la información que utilizamos diariamente para realizar el trabajo no está en los sistemas transaccionales de las empresas, sino en documentos externos.

Las herramientas tecnológicas nos ayudan -cada vez más- en esta difícil tarea de encontrar rápidamente la información que buscamos.

Un gestor documental es una herramienta especialmente pensada para facilitar cualquier tarea relacionada con los documentos digitales. Prácticamente cualquier formato es soportado, y permite almacenar una gran cantidad de documentos de forma ordenada y catalogada, con control de acceso y seguridad.

En nuestro largo recorrido como consultores, implantadores y desarrolladores de soluciones de gestión documental recomendamos como herramientas Sharepoint y Alfresco. Cada una de las soluciones anteriores tienes sus propias peculiaridades y ámbitos de actuación.

Si necesitas un gestor documental para empresas… este es tu artículo.

¿Por qué necesitamos un Gestor Documental para empresa?

A continuación te vamos a explicar algunos beneficios que aportará a tu empresa la utilización del gestor documental adecuado.

Beneficios de un gestor documental adecuado a tu empresa

Encontrar la documentación de forma rápida

Dispone de potentes motores de búsqueda, cosa que nos permiten acceder desde un único punto o buscador a todos los documentos almacenados (independientemente de la carpeta donde los hayamos guardado). No tenemos por qué acordarnos exactamente de la ubicación, lo encontrará por nosotros.

Almacenamiento

La información se almacena en diferentes contenedores (en algunos gestores a los contenedores se les llama tablas, en otros se les llama bibliotecas). Dentro de estos contenedores a su vez, la información se estructura en carpetas y subcarpetas, de forma similar a como lo haríamos en el explorador de archivo de Windows o en el fiddler de OS, con lo que la transición de los usuarios hacia la nueva herramienta es más fácil.

Seguridad: control de acceso, permisos y auditorías

Cada uno de estos contenedores está protegido con diferentes capas de seguridad, de forma que la documentación de los diferentes departamentos está protegida y segura, y cada usuario accede sólo a la información según los permisos que los responsables de la empresa han decidido para él.

Al mismo tiempo, los sistemas de gestión documental más importantes, disponen de facilidades de auditoría y seguimiento de las acciones realizadas por cada usuario. Estas funcionalidades permiten cumplir con las normativas legales más estrictas en seguridad y protección de datos (LOPD, y otras).

Catalogación y metadatos. Consultoría inicial

Los documentos almacenados en las bibliotecas y carpetas, se pueden catalogar además mediante unas propiedades o metadatos personalizados para cada empresa (productos, clientes, materiales, países,  etc…) que van a facilitar la estructuración y la posterior búsqueda de documentos.

Los consultores de 3ASIDE lideran activamente el diagnóstico y la consultoría para la elección de los metadatos que mejor van a servir para ayudar a cada empresa. Esta es una tarea que se realiza como paso previo a la implantación del gestor documental.

Control de históricos y versiones de documentos

El control de versiones es un sistema que registra las modificaciones realizadas sobre un archivo a lo largo del tiempo. De esta forma podemos, no sólo conocer quién ha realizado cambios sobre un documento y sus propiedades y cuándo, sino que también nos va a permitir recuperar versiones e históricos de documentos anteriores.

Delegación de tareas

Permiten delegar parte de las tareas que colapsan a algunos de los departamentos de Sistemas para que las realicen usuarios clave (gestión de recuperación de documentos en papeleras, gestión de recuperación de versiones anteriores, delegación parcial de seguridad, delegación parcial de creación de bibliotecas y carpetas…)

Integración

Un gestor documental, además, nos va a permitir compartir e integrarnos con el resto de sistemas de la empresa para utilizar los datos y las herramientas de forma coherente y no duplicar la información.

Podremos integrarnos con bases de datos ERP (SAP, Navision, etc..), otras bases de datos transaccionales (SQL server, Oracle, …), aplicaciones cliente (suites de Office, correo electrónico, etc..). En el caso del gestor documental de Microsoft SharePoint(en todas sus versiones) se integra de forma nativa con Microsoft Office 365 y con el ERP Microsoft Business Central (Navision).

Flujos de trabajo y procesos basados en documentos

Nos sirve para el desarrollo y la configuración de flujos de trabajo basados en documentos (formularios de solicitud de viajes, de aprobación de gastos, de solicitud de formaciones, de recolección y gestión de incidencias, etc…). Herramientas como PowerAutomate, .Net, Nintex y otras más, nos van a permitir ampliar los flujos estándar.

Y hasta aquí podemos leer… Aunque si te has quedado con ganas de más información puedes consultar el artículo sobre Sharepoint titulado:

Contacta con nosotros si te has quedado con dudas o necesitas asesoramiento especializado. Te recomendaremos la solución funcional y la tecnología más adecuada, para implantar el gestor documental más acorde a las necesidades de tu compañía.

Com podem ajudar-te?

Contacta amb nosaltres si tens qualsevol dubte, si vols deixar un comentari o bé si vols més informació sobre 3ASIDE.

El nostre treball és rigor, és compromís, és innovació, és humà.